可変印刷範囲設定

A列に入力されたデータ数に応じた行数のみ印刷範囲とする。

【手順】

1. メニュー[挿入(I)]＞[名前(N)]＞[定義(D)]
2. [名前(W)]　　　　Print_Area
   　[参照範囲(R)]　　=OFFSET($A$1,0,0,COUNTA($A:$A),4)
   と入力し、[追加(A)]＞[OK]

【解説】

[ファイル(F)]＞[印刷(P)]で印刷する場合にはデータが入力されていても罫線が設定されている部分は印刷範囲に含まれる。データが入力されている部分だけ出力するには印刷したいセル範囲を選択した上で
メニュー[ファイル(F)]＞[印刷範囲(T)]＞[印刷範囲の設定(S)]
として印刷範囲を限定する。

このとき、印刷範囲にPrint_Areaという名前が自動的に定義される。メニュー[挿入(I)]＞[名前(N)]＞[定義(D)]で確認することができる。[名前(W)]でPrint_Areaを選択すると、[参照範囲(R)]は通常、「=Sheet1!$A$1:$D$106」のような参照式である。

今回の手順では、通常は自動作成されるPrint_Areaの参照範囲へ上記例のような、[参照範囲(R)]へ参照範囲を自動計算する数式を入力してしまうことで自動印刷範囲の調整を企図したものである。
設定した数式はA列に入力されたデータ数をもとに参照する範囲を決定する。

OFFSET(基準, 行数, 列数, 高さ, 幅)

計算後は「A1」を左端上端とする高さ「COUNTA($A:$A)」幅「４（D列まで）」の範囲を参照する。
「COUNTA($A:$A)」でA列に入力されたデータ数により行数を確定しているので、A1から連続してデータが入っていることを意識している。A列に空白セル発生するようなら、期待した結果にならない。
また、この手順でPrint_Areaを設定後、

• メニュー[ファイル(F)]＞[印刷範囲(T)]＞[印刷範囲の設定(S)]
• [表示(V)]＞[改ページプレビュー(P)]での改ページ位置調整

を行うと、先に入力した可変参照関数はクリアされ、「=Sheet1!$A$1:$D$106」のような定数参照式と差し替えられてしまうので、この場合は注意する必要がある。

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